30 Min.
täglich gespart bei der Belegablage
Patrick Hitz, XELLENZ Treuhand AG
1 Stunde
weniger Dokumentenverarbeitung pro Tag
Götz & Rufer Treuhand AG
100%
DSG-konforme Verarbeitung in Europa
Procero Qualitätsversprechen
IST-ZUSTAND
So läuft es heute in den meisten Treuhandkanzleien.
Erkennen Sie sich wieder? Dieser Prozess kostet Sie täglich wertvolle Stunden – und skaliert nicht.
Dokument trifft ein - irgendwo
Per E-Mail, als Scan, per Post oder Upload. Jeder Kanal ist anders, keiner ist systematisch erfasst.
Mitarbeitende öffnet jedes einzelne Dokument
20–30 Mal täglich. Wer hat das geschickt? Was ist es? Welches Steuerjahr?
Daten werden abgetippt
Kundenname, Dokumenttyp, Datum – manuell erfasst, fehleranfällig.
Dokument wird manuell abgelegt
Richtigen Ordner suchen, umbenennen, ablegen. Jeden Tag. Für jeden Mandanten.
Morgen wieder von vorne
Nicht skalierbar. Jeder neue Mandant bedeutet linear mehr Handarbeit.
Die Konsequenzen
Bis zu 1 Stunde täglich pro Person für reine Dokumentenverwaltung.
Fehlerquote steigt – falsch zugeordnete Dokumente kosten Mandantenvertrauen.
Keine Skalierung – mehr Mandanten bedeutet linear mehr Verwaltungsarbeit.
Fachkräfte frustriert durch repetitive Arbeit statt echter Beratung.
Margen schrumpfen – gebundene Stunden können nicht verrechnet werden.
Ziel-Zustand · Automatisierter Workflow
So sieht Ihr Prozess nach der Automatisierung aus.
Ein vollständig automatisierter Workflow – vom Eingang bis zur strukturierten Ablage, ohne manuellen Eingriff.
01
Trigger
Dokument geht ein
E‒Mail, Scanner, Upload oder Post
02
OCR‒Extraktion
OCR liest Inhalt
Text & Struktur vollständig erkannt
03
KI‒Klassifikation
KI klassifiziert Dokument
Mandant, Typ, Kategorie, MA, etc.
04
Ablage
Automati-sche Ablage
Text & Struktur vollständig erkannt
05
Benachrichtigung
Team be-nachrichtigt
Bereit zur Verbuchung
📨
1
Dokument
geht ein
geht ein
Trigger
🔍
2
OCR liest
Inhalt
Inhalt
OCR-Extraktion
🤖
3
KI
klassifiziert
klassifiziert
KI / AI
📁
4
Automatische
Ablage
Ablage
Ablage
🔔
5
Team
benachrichtigt
benachrichtigt
Benachrichtigung
VORTEILE & NUTZEN
Was Sie konkret gewinnen.
Messbare Resultate ab Tag 1 der Implementierung.
1‒2 Stunden
Täglich zurückgewonnen
Was Ihre Mitarbeitenden heute für Dokumentenverwaltung aufwenden, entfällt ab Implementierung vollständig.
<5%
Fehler bei der Ablage
Die KI arbeitet konsistent – auch bei 500 Dokumenten täglich. Bei Unsicherheiten weist sie die entsprechenden Dokumente einem Human-in-the-Loop zu.
Unlimitiert
Skalierbar ohne Kosten
Ob 50 oder 500 Mandanten – der Automationsaufwand bleibt identisch. Kapazität wächst ohne neue Stellen.
100 %
DSG-konform
Alle Daten werden ausschliesslich in der Schweiz oder EU verarbeitet. Revisionssicherheit inklusive.
Integriert
In Ihre bestehenden Systeme
SharePoint, M-Files, DMS, etc. – wir bauen die Automation auf Ihrer bestehenden Infrastruktur auf.
Ab Tag 1
Sofortige Zeitersparnis
Nach der Schulung startet die Zeitersparnis direkt. Kein Systemwechsel nötig.
Echte Resultate von echten Kunden – nicht Versprechen, sondern bewiesene Zeitersparnis.
Treuhandkanzleien, die bereits automatisieren.
30min tägliche Zeitersparnis durch automatisierte Belegablage
Herausforderung
Kunden senden ihre Belege an eine zentrale Inbox per Mail. Diese Belege müssen dann manuell im Sharepoint abgelegt werden.
Ziel
Für jeden Kunden sollen die Anhänge automatisch im richtigen Ordner in Sharepoint abgelegt werden, so dass sich unsere Treuhandsachbearbeiter auf die Verbuchung konzentrieren können.
Lösung
Ein Powerautomate Workflow liest die Mails automatisch aus, ordnet sie dem richtigen Kunden zu und legt sie im richtigen Ordner auf Sharepoint ab.
Täglich 1h weniger Dokumentenverarbeitung
Herausforderung
Wir erhalten täglich 20-30 Steuerdokumente unserer Kunden physisch per Post. Diese müssen gescannt und von einem Mitarbeiter manuell einzeln in unser Dokumentenverwaltungssystem eingepflegt werden.
Ziel
Dieser Prozess soll automatisiert werden, damit unsere Mitarbeiter nicht mit abtippen, sondern mit wertschöpfender Arbeit beschäftigt sind.
Lösung
Ein vollautomatischer Prozess: Über den Scanner werden die Dokumente direkt an den Workflow übermittelt werden, die Scans ausgelesen und die relevanten Daten automatisch mitsamt dem PDF strukturiert in Zusammenarbeit mit der Luota AG an unser Dokumentenmanagementsystem übergeben werden.