Bestseller-Lösung

Dokumente erkennen, zuordnen und ablegen – automatisch.

Ihre Mitarbeitenden verbringen täglich wertvolle Zeit damit, Belege zu öffnen, Kundennamen abzutippen und Dokumente in die richtigen Ordner zu sortieren. Das war gestern.

Kostenloses Beratungsgespräch Workflow ansehen
  • 30 Min.täglich gespart bei der BelegablagePatrick Hitz, XELLENZ Treuhand AG
  • 1 Stundeweniger Dokumentenverarbeitung pro TagGötz & Rufer Treuhand AG
  • 100 %DSG-konforme Verarbeitung in EuropaProcero Qualitätsversprechen

Diese Unternehmen arbeiten bereits mit Procero

  • XELLENZ Treuhand AG
  • Götz & Rufer Treuhand AG
  • b.partner – Treuhand, Steuern, Revision
  • LEXR
  • SOLVER Advisory

Ist-Zustand

So läuft es heute in den meisten Treuhandkanzleien.

Erkennen Sie sich wieder? Dieser Prozess kostet Sie täglich wertvolle Stunden – und skaliert nicht.

  1. 01

    Dokument trifft ein – irgendwo

    Per E-Mail, als Scan, per Post oder Upload. Jeder Kanal ist anders, keiner ist systematisch erfasst.

  2. 02

    Mitarbeitende öffnen jedes einzelne Dokument

    20–30 Mal täglich. Wer hat das geschickt? Was ist es? Welches Steuerjahr?

  3. 03

    Daten werden abgetippt

    Kundenname, Dokumenttyp, Datum – manuell erfasst, fehleranfällig.

  4. 04

    Dokument wird manuell abgelegt

    Richtigen Ordner suchen, umbenennen, ablegen. Jeden Tag. Für jeden Mandanten.

  5. 05

    Morgen wieder von vorne

    Nicht skalierbar. Jeder neue Mandant bedeutet linear mehr Handarbeit.

Ziel-Zustand · Automatisierter Workflow

So sieht Ihr Prozess nach der Automatisierung aus.

Ein vollständig automatisierter Workflow – vom Eingang bis zur strukturierten Ablage, ohne manuellen Eingriff.

  1. 01Trigger

    Dokument geht ein

    E-Mail, Scanner, Upload oder Post.

  2. 02OCR-Extraktion

    OCR liest Inhalt

    Text und Struktur vollständig erkannt.

  3. 03KI-Klassifikation

    KI klassifiziert Dokument

    Mandant, Typ, Kategorie, Mitarbeitende usw.

  4. 04Ablage

    Automatische Ablage

    Im richtigen Ordner Ihres bestehenden Systems.

  5. 05Benachrichtigung

    Team benachrichtigt

    Bereit zur Verbuchung.

Vollautomatisch0 manuelle SchritteUnter 10 Sekunden

Vorteile & Nutzen

Was Sie konkret gewinnen.

Messbare Resultate ab Tag 1 der Implementierung.

  • 1–2 Stunden

    Täglich zurückgewonnen

    Was Ihre Mitarbeitenden heute für Dokumentenverwaltung aufwenden, entfällt ab Implementierung vollständig.

  • < 5 %

    Fehler bei der Ablage

    Die KI arbeitet konsistent – auch bei 500 Dokumenten täglich. Bei Unsicherheiten weist sie die entsprechenden Dokumente einem Human-in-the-Loop zu.

  • Unlimitiert

    Skalierbar ohne Kosten

    Ob 50 oder 500 Mandanten – der Automationsaufwand bleibt identisch. Kapazität wächst ohne neue Stellen.

  • 100 %

    DSG-konform

    Alle Daten werden ausschliesslich in der Schweiz oder EU verarbeitet. Revisionssicherheit inklusive.

  • Integriert

    In Ihre bestehenden Systeme

    SharePoint, M-Files, DMS usw. – wir bauen die Automation auf Ihrer bestehenden Infrastruktur auf.

  • Ab Tag 1

    Sofortige Zeitersparnis

    Nach der Schulung startet die Zeitersparnis direkt. Kein Systemwechsel nötig.

Kundenstimmen

Treuhandkanzleien, die bereits automatisieren.

Echte Resultate von echten Kunden – nicht Versprechen, sondern bewiesene Zeitersparnis.

Standbild aus dem Video: Fallstudie XELLENZ Treuhand AG: 30min tägliche Zeitersparnis durch automatisierte Belegablage

30 Min.täglich gespart durch automatisierte Belegablage

Patrick Hitz, XELLENZ Treuhand AGPatrick HitzGeschäftsführer bei XELLENZ Treuhand AG

«30min tägliche Zeitersparnis durch automatisierte Belegablage»

Herausforderung
Kunden senden ihre Belege an eine zentrale Inbox per Mail. Diese Belege müssen dann manuell im Sharepoint abgelegt werden.
Ziel
Für jeden Kunden sollen die Anhänge automatisch im richtigen Ordner in Sharepoint abgelegt werden, so dass sich unsere Treuhandsachbearbeiter auf die Verbuchung konzentrieren können.
Lösung
Ein Powerautomate Workflow liest die Mails automatisch aus, ordnet sie dem richtigen Kunden zu und legt sie im richtigen Ordner auf Sharepoint ab.
Standbild aus dem Video: Fallstudie Götz & Rufer Treuhand AG: Täglich 1h weniger Dokumentenverarbeitung

1 hweniger Dokumentenverarbeitung pro Tag

Partner der Götz & Rufer Treuhand AGPartner der Götz & Rufer Treuhand AGBeni Rufer & Matthias SallenbachPartner bei Götz & Rufer Treuhand AG

«Täglich 1h weniger Dokumentenverarbeitung»

Herausforderung
Wir erhalten täglich 20-30 Steuerdokumente unserer Kunden physisch per Post. Diese müssen gescannt und von einem Mitarbeiter manuell einzeln in unser Dokumentenverwaltungssystem eingepflegt werden.
Ziel
Dieser Prozess soll automatisiert werden, damit unsere Mitarbeiter nicht mit abtippen, sondern mit wertschöpfender Arbeit beschäftigt sind.
Lösung
Ein vollautomatischer Prozess: Über den Scanner werden die Dokumente direkt an den Workflow übermittelt, die Scans ausgelesen und die relevanten Daten automatisch mitsamt dem PDF strukturiert in Zusammenarbeit mit der Luota AG an unser Dokumentenmanagementsystem übergeben.

Weitere Dienstleistungen

Was Procero sonst noch für Sie übernimmt

In 20 Minuten sehen Sie, wie viele Stunden Sie zurückgewinnen.

Kostenloses Erstgespräch mit Jason Jacobs – wir analysieren gemeinsam Ihren aktuellen Dokumentenprozess und zeigen konkret, was automatisiert werden kann.

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Keine Verpflichtung · Ergebnis ab Tag 1 · DSG-konform